EVS-ISO 16175-3:2012

Standard aitab organisatsioonidel tagada ärisüsteemides tehtud tegevuste tõenduse (dokumentide) asjakohase tuvastamise ja haldamise. Täpsemalt aitab see organisatsioonil:
• mõista protsesse ja nõudeid ärisüsteemides olevate dokumentide kindlaksmääramiseks ja haldamiseks;
• välja töötada spetsifikatsioonidesse lisatavaid funktsionaalsusnõudeid, kui ärisüsteemi tarkvara luuakse, uuendatakse või soetatakse;
• hinnata pakutava kohandatud või laiatarbe-ärisüsteemi võimekust hallata dokumente;
• vaadata üle või hinnata olemasolevate süsteemide funktsionaalsuste sobivust.
Standard ei paku täielikku spetsifikatsiooni, vaid rõhutab teatud hulka dokumendihalduse põhinõudeid koos soovitusliku kohustuslikkuse tasemega, mida saab kasutada kui lähtekohta toote arendamiseks. See ei vabasta organisatsioone oma funktsionaalsusnõuete hindamisest, kohandamisest ja väljavalimisest vastavalt oma ärilisele, tehnilisele ja juriidilisele keskkonnale ning neile kehtivatele piirangutele.
Standardi see osa on suunatud ainult dokumendihalduse nõuetele ega käsitle üldist süsteemihaldust. Käsitlusalasse ei kuulu nõuded ärisüsteemi kasutatavusele, aruandlusele, otsimehhanismile, süsteemi administreerimisele ja toimimisele. Standardi kasutajalt eeldatakse teatud tasemel teadmisi spetsifikatsioonide koostamise, hankimise ja hindamise protsessidest, seega ei ole nendega seonduvat siin käsitletud.
Nõudeid digitaaldokumentide pikaajaliseks säilitamiseks ei ole siin otseselt käsitletud. Dokumendis toodud ekspordile esitatavad nõuded siiski toetavad pikaajalist säilitamist, kuna võimaldavad dokumente eksportida pikaajalise säilitamise võimekusega süsteemi või migreerida uutesse süsteemidesse.
Kuna selles standardi osas esitatud juhised peaksid olema kohandatavad dokumendihaldusega tugevalt integreeritud teenustepõhistele tarkvaradele, kehtivad taolised põhimõtted ja protsessid üldiselt ning täpsemaid juhiseid pole esitatud. Siiski on tarvilik teha täiendav analüüs selle kohta, millised erinevates süsteemides olevad andmed tõendavad teatud toimingut nõutud viisil.
Mõiste „süsteem“ kasutamine selles standardis viitab arvutitele ja IT-süsteemidele. See erineb dokumendihalduses levinud mõistest, mis on seotud laiemas mõttes inimeste, poliitikate, protseduuride ja praktikatega. Organisatsioonid peavad sellist laiemat arusaama silmas pidama ja tagama, et põhilised dokumendihaldust toetavad abivahendid, nagu eraldamise volitused , infoturbe skeemid ja dokumenteerimise tava organisatsioonis, toimivad, et kindlustada ärisüsteemides olevate dokumentide asjakohane haldamine.