EVS-ISO 16175-1:2013

Projekti „Dokumentide haldamise põhimõtted ja funktsionaalsusnõuded digitaalses kontorikeskkonnas“ eesmärk on luua üleilmselt harmoniseeritud põhimõtted ja funktsionaalsusnõuded tarkvarale, mida kasutatakse digitaaldokumentide loomiseks ja haldamiseks kontorikeskkonnas. Hetkel on olemas rida õigusruumi- ja valdkonnakeskseid funktsionaalsusnõudeid ja tarkvara kirjeldusi. Projekti eesmärk on vormida olemasolevast nõuded ja juhised, mis vastaksid rahvusvahelise arhiivide ning dokumendi- ja infohalduse valdkonna vajadustele ning võimaldaksid ühist koostööd üleilmse tarkvaratööstusega.
Projekti eesmärgid on:
• võimaldada organisatsioonides parem dokumendihalduse korraldus;
• suurema toimimisefektiivsuse kaudu toetada organisatsiooni ärivajadusi;
• pakkuda läbi automatiseeritud dokumendihalduse funktsionaalsuse laiema käsitluse paremat võimalust auditeerimistegevusteks;
• parandada võimalusi vastavuse saavutamiseks infoõigusest tulenevate kohustustega (näiteks andmekaitse ja eraelu puutumatus);
• kindlustada hea dokumendihaldusega head valitsemist (näiteks aruandekohustuslikkus, läbipaistvus, paremad teenused);
• suurendada olulisemate põhimõtete levitamisega üldise teadlikkuse taset automatiseeritud võimalustest;
• viia maksimumini haldusaladeülest kooskõla dokumendihalduse funktsionaalsusnõuete sõnastamisel ning võimaldada üleilmsel arhiivi-, dokumendi- ja infohalduse valdkonnal suhelda tarkvara tarnijatega ühtsete arusaamade kohaselt.
Standardis toodud juhised ja nõuded keskenduvad peamiselt digitaaldokumentide loomisele ja haldamisele. Standardi osad üksnes toetavad digitaaldokumentide pikaajalist säilitamist, kuid konkreetsete protsesside kirjaldamine pikaajalise säilitamise saavutamiseks on projekti käsitlusalast väljas. Eeldatud on, et esitatud nõuded on oma olemuselt globaalset laadi. Sellest johtuvalt ja arvestades erinevaid õigusruume, on võimatu anda ka detailsemaid nõuete juurutamise juhiseid. Lisaks sellele pole standardi osade testimist konkreetses keskkonnas läbi viidud ning tarkvara testimise juhtumite esitamine on jäänud väljapoole standardi osade käsitlusala.